20220909Avista to Staff 7 - Attachment A - 2022 DSM Review Report - Final.pdf

Internal Audit Department 

DATE:  July 14, 2022 
TO: Ryan Finesilver, Vern Malensky 
CC: Kevin Christie, Nicole Hydzik, Dennis Vermillion, Tracy Van Orden   
FROM:  Amy Boettner 
SUBJECT:  Demand Side Management (DSM) Review Report  
Focus Area 

Purpose and Scope 
The objective of this review is to ensure that the DSM department has appropriate policies and 
procedures in place to accurately process qualified customer rebates. Residential and non‐
residential rebates issued between January 1, 2021 and March 31, 2022, were included in the 
scope of this review.   
Procedures 
Internal Audit performed the following procedures:  
 Interviewed DSM department management in order to determine areas of risk/concern 
within the department.  
 Obtained an understanding of the various reviews performed by third parties (Cadmus, 
ADM and Associates, WA/ID/OR commissions, etc.) and inquired of any material 
exceptions/findings from recent reviews.   
 Reviewed the DSM Standard Operating Procedures (SOPs) to understand the rebate 
qualifications and the procedures for processing rebates.     
 Selected 25 residential rebates (including three low‐income) and 25 non‐residential 
rebates (including five site‐specific) and performed the following procedures: 
o Verified the rebate qualifications were met and the rebate amount paid to the 
customer appeared accurate.  
o Confirmed all required paperwork, signatures, approvals, etc. were obtained prior 
to the customer receiving payment. 

This review was conducted in conformance with the International Standards for the Professional 
Practice of Internal Auditing. 

✓ Our Customers 
We must hold our customers’ interests at the forefront of all our decisions, operating our business by showing that we 
are transparent, genuinely care, and are easy to do business with. 

Observation and Recommendation 
Observation: 
1. One low‐income rebate selected for testing was issued for more than the agency support.   
The SOPs state that the rebate issued should match the support. In this instance, the rebate 
was issued in excess of $13.52. 

Recommendation:   
The agency has been informed of the over payment. In response, they have put procedures 
in place to ensure this does not occur in the future. Due to the minimal amount, no further 
follow‐up is required. 
Conclusion 
Internal Audit noted no significant findings, and it appears the DSM department has appropriate 
internal controls in place to accurately process qualified customer rebates.